Наверное, все слышали выражение “Не волнуйся из-за мелочей”, и оно применимо ко многим аспектам жизни. Но когда речь идет об электронных письмах, каждая мелочь имеет значение.
Правила как писать email и почтового этикета указывают, что является уместным, а что нет, когда человек отправляет сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать ошибок и недопонимания.
Зачем нужен почтовый этикет?
Исследования показывают, что ошибки серьезно влияют на восприятие человека другими людьми. Во время одного эксперимента участники, которые прочитали электронное письмо с грамматическими ошибками, подумали, что автор был менее добросовестным, умным, и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитали то же самое письмо без ошибок.
В другом опыте люди подавали заявку на финансирование, и получали менее выгодные условия, когда в их запросах были орфографические ошибки.
Это и не удивительно. Когда человек читает письмо, полное ошибок и опечаток, он думает об одной из двух вещей:
- Отправитель не знает основных правил правописания и грамматики.
- Отправителя не настолько заботит это сообщение, чтобы проверить его перед отправкой.
Ничто из этого не станет хорошей основой для отношений. Чтобы избежать этих ошибок, на помощь приходят советы по почтовому этикету, которые должен знать каждый профессионал (особенно тот, кто общается с клиентами) и следовать им.
Пунктуация
Пунктуация незаметна, когда ее используют правильно, и очевидна, когда это делают неправильно. Не стоит портить впечатление о себе перед получателями — эти правила нужно запомнить и неукоснительно следовать им.
1. Конечная пунктуация
Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т.е. точкой, вопросительным или восклицательным знаком. Если пропустить этот знак, будет похоже на то, что мысль не закончена.
Неправильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение
Правильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.
Вопросительные и восклицательные знаки следует использовать умеренно. Если в одном письме будет слишком много вопросительных знаков, может показаться, что это допрос получателя.
Каков Ваш статус? Вы уже поговорили со своей командой? Вы свободны для звонка завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить какие-то потенциальные изменения?
И если переборщить с восклицательными знаками, можно показать себя как гиперактивного и перевозбужденного.
Еще раз спасибо за вчерашний продуктивный разговор! Хорошие новости: я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили сделку! Не могу дождаться нашего сотрудничества!
2. Точка с запятой (;)
Точка с запятой может использоваться для соединения двух отдельных, но связанных между собой предложений. Это не то же, что и запятая.
Неправильно: Она может позвонить мне завтра, тогда она сможет дать мне ответ.
Правильно: Она может позвонить мне завтра; тогда она сможет дать мне ответ.
3. Запятая (,)
Одна из наиболее распространенных ошибок — ставить запятые там, где они не нужны. Самые важные правила:
Запятая ставится перед сочинительным союзом (и, но, а, или, зато), когда соединяет два равноправных простых предложения.
Я работал с подобным клиентом в прошлом году, и их процент открытия повысился на 20% за месяц.
Запятая используется для разделения пунктов в списке.
Я сосредоточился на длине писем, удобочитаемости и содержании.
4. Пунктуация приветствия
Есть несколько различных способов выделить приветствие (первая строка электронного письма, где к получателю обращаются по имени).
Если это формальное письмо, лучше использовать точку.
Уважаемая г-жа Фрост.
Если это относительно повседневное письмо, лучше использовать запятую.
Уважаемая Айя,
И если это дружеское письмо, можно использовать восклицательный знак.
Грамматика
Люди, не посвятившие свою жизнь изучению грамматики (которая на самом деле намного менее прибыльна, чем продажи), так или иначе будут делать ошибки. Но никто не заметит этого, если также не знает об этом загадочном правиле. Просто нужно избегать основных ошибок, которые сильнее всего бросаются в глаза, и все будет в порядке.
Например, нужно знать разницу между:
- Чтобы/что бы
- Ввиду/в виду
- Насчет/на счет
- Тоже, также/то же, так же
- -тся/-ться
- Вообще/в общем (и помнить, что нет слов «вобщем» и «вообщем»)
В качестве редактора можно использовать инструменты вроде Grammarly, который находит все грамматические и орфографические ошибки в режиме реального времени, а также посылает еженедельный отчет об общих тенденциях.
Эмодзи в электронных письмах
Можно понять желание добавить улыбающееся лицо к достаточно жесткому предложению, чтобы смягчить его, или закончить шутку смеющимся смайлом.
Однако этого стоит избегать, если только получатель уже не использовал эмодзи сам. Исследования показывают, что использование смайлов в рабочих электронных письмах плохо влияют на репутацию: из-за них отправитель кажется менее компетентным (и они не помогают казаться более дружелюбным).
Заголовки писем
Строка темы должна быть содержательной и относительно короткой. В идеале, она должна дать получателю понять, хочет ли он открыть это письмо.
Неправильно: “Привет”
О чем говорится в письме? Абсолютно непонятно.
Правильно: “Краткое содержание звонка о заказе партии подушек от 02.12”
Этот заголовок не оставляет сомнений о содержании письма.
Приветствия
Выше упоминается пунктуация, которая используется при приветствии. Также нужно выбрать форму приветствия, которая может быть официальной или неофициальной, в зависимости от адресата и отношений с ним.
Лучше всего подойдет обычное повседневное приветствие, которое задаст дружественный, спокойный тон и выразит уверенность.
Примеры повседневных приветствий:
- Привет
- Доброе утро [день, вечер]
- [Имя]
Если это первый контакт с человеком, или он занимает вышестоящую должность, стоит выбрать более формальный вариант.
Примеры формальных приветствий:
- Уважаемый/ая [имя]
- Уважаемый г-н/г-жа [фамилия]
И примеры приветствий, которые нельзя использовать даже в качестве шутки:
- Эй!: Слишком неофициально и нетерпеливо
- [Имя]!: Слишком нерасполагающе
- Доброе время суток: люди так не разговаривают
- Всем заинтересованным лицам: Слишком безлично
- Уважаемый господин или госпожа: Слишком старомодно
- Привет, друг: Слишком пугающе
- Господа: Слишком старомодно
- Все: Слишком прохладно
Концовка
Правильная концовка дополняет тон и содержание письма. Так как эту строку получатель читает последней, она влияет на его окончательное впечатление.
Если письмо написано в легком тоне, его можно закончить неформальной теплой подписью.
Например:
- Спасибо
- Еще раз спасибо
- Всего наилучшего
- Хорошего [дня недели]
- Хороших выходных
- До скорого
- Увидимся [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
- С нетерпением жду нашего сотрудничества
- С нетерпением жду нашего следующего разговора
- С радостью выслушаю ваше мнение
Если тон письма более сдержанный, подпись должна быть соответствующей.
Например:
- Спасибо
- Благодарю за уделенное время
- Хорошего вам дня [выходных]
А вот заключительные строки, которые не следует использовать:
- Искренне: Слишком старомодно
- Всего доброго: Слишком недружелюбно
- От всей души: Слишком интимно
- Сердечно: Слишком неестественно
- — [Имя отправителя]: Слишком грубо
Имя получателя
Нужно проверить трижды, написано ли оно правильно. Можно открыть профиль этого человека в социальных сетях и сравнить.
И не стоит сокращайте имя человека, если только он не подписывает свои электронные письма именно таким образом. Если он подписывается «Миша», можно использовать сокращенное имя; если же «Михаил», то нужно обращаться к нему соответственно.
Заглавные буквы
При отправке SMS, в социальных сетях или чатах многие люди не используют заглавные буквы. Но при написании делового электронного письма это необходимо. Другими словами, нужно использовать заглавную букву в первом слове в предложении и в именах собственных.
Например: Собакам рады в HubSpot.
Тон письма
Невероятно трудно задать и поддерживать нужный тон в электронном письме. Исследования показывают, что люди существенно переоценивают, как часто их получатели правильно определяют, был ли их тон саркастичным или серьезным.
В то время как в 80% случаев они полагали, что получатели поймут все правильно, в действительности цифра приближалась к 56%.
Это означает, что половина электронных писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это значит, что нужно тщательно подбирать слова и думать о том, как получатель может их воспринять.
Во-первых, нужно избегать фраз и слов с негативным значением. Они могут заставить человека казаться более встревоженным, раздраженным или взволнованным, чем он есть на самом деле.
Например: Ошибки, проблемы, неудача, задержка, кризис, неприятность, невезение.
Во-вторых, не стоит использовать сарказм. Есть большая вероятность, что получатель не поймет шутку, и впечатление об отправителе будет испорчено.
Например: “Я попросил бы свою команду рассмотреть это завтра, но вы же знаете, никто на самом деле не делает работу, полученную в пятницу”.
В-третьих, нужно исключить прилагательные и наречия с оценочным значением. Они делают письмо чрезмерно эмоциональными, хотя цель — выглядеть спокойно и профессионально.
Примеры: Очень, действительно, чрезвычайно, высоко, серьезно, глубоко
В-четвертых, можно подражать стилю собеседника. Следование его примеру будет гарантией, что автор случайно не обидит его. Если тот пишет короткие и прямые сообщения, нужно отвечать тем же. Если он пытается укрепить контакт, переходя на личности (например, “Я видел, что вы были на Бермудах; надеюсь, вы прекрасно провели время»), стоит сделать то же самое.
В-пятых, если есть сомнения, лучше позвонить. Каждый раз, когда предстоит потенциально напряженный разговор, хорошей идеей будет позвонить по телефону или Skype, или встретиться с человеком лично.
Шрифты и форматирование
Хочется причинить боль глазам получателя? Причудливые шрифты, яркие цвета и оригинальное форматирование в помощь.
Да, это сделает письмо гораздо более запоминающимся, но вместе с тем покажет полное незнание коммуникационных норм.
Нужно всегда использовать стандартный шрифт. Никаких цветов, кроме черного. Только стандартный размер шрифта. Не выделять жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или ряда слов) в одном письме.
При копировании и вставке текста нужно очистить форматирование. (Команда + \ на Mac, Ctrl + Shift + N на PC.), Если не сделать этого, отрывок будет отличаться от остальной части письма.
Гиперссылки
Вставка полного URL в письмо занимает ценное место и выглядит неаккуратно. Вместо этого можно создать гиперссылку или вставить сокращенный URL.
Неправильно: Взгляните на это: https://сайт/
Правильно: Взгляните на .
Приложения
Нужно указать где-нибудь в письме, что там есть приложение, чтоюы получатель не пропустил его.
Простого “я прикрепил [документ, электронную таблицу] для X” будет достаточно.
И нужно удостовериться в повторном прикреплении файлов, когда кто-то добавляется к почтовой цепи, или он не сможет увидеть их.
Подпись письма
Плохая подпись может действительно плохо сказаться на репутации. Даже если написать самое красноречивое и убедительное письмо в мире, с неудачной подписью оно будет выглядеть любительским.
Стоит помнить: чем меньше — тем лучше, подпись должна быть относительно маленькой, простой и ограниченной. Там не место для любимой вдохновляющей цитаты, портрета или полного списка контактов. В идеале подпись должна включать имя, должность, номера телефона и/или сайта компании.
Поля письма
Кому: Эта область проста: адрес электронной почты человека, с которым нужно связаться.
Копия: Если хочется подключить кого-то еще, нужно добавить его адрес сюда. По сути, это означает “Эй, прочитайте это, но отвечать не обязательно”.
Этот вариант необходим, когда в письме есть релевантная информация или нужно соединить другого человека с фактическим получателем.
Скрытая копия (BCC): Эта функция также копирует контакт на адрес электронной почты, но никто помимо адресата не будет видеть, что он получили это письмо. Другими словами, если послать письмо Майклу Скотту, а скрытую копию Джиму Хэлперт, то Майкл не будет знать, что Джим тоже получил его.
Зачем использовать BCC?
Чтобы скрыть адреса электронной почты. Эта функция может использоваться, чтобы оставить чью-то электронную почту в тайне от других. Например, если рассылать группе людей письма о предстоящем событии, можно выбрать BCC для всх электронные писем, чтобы не разглашать чужие адреса электронной почты без разрешения.
Для общего сведения: BCC позволяет человеку, не включенному в тред, увидеть сообщение.
Хороший тон: BCC позволяет вежливо удалять людей из цепочки писем. Например, если босс представляет человека кому-то, это будет хорошим тоном отправить боссу скрытую копию в ответ. Это показывает, что человек ответил, не затопляя инбокс потоком писем туда и обратно.
«Ответить» против «Ответить всем»
Ответить: Этот вариант позволяет непосредственно ответить тому человека, который писал по электронной почте в последний раз. Если отвечать непосредственно на первое сообщение, ответ пойдет к оригинальному отправителю электронного письма. Но если ответить на письмо кого-нибудь другого из цепочки, в итоге ответ отправится только тому человеку.
Ответить всем: При выборе этого варианта ответ отправляется всем, чьи адреса в полях «К» или «Копия». Это полезно для сообщения информации, которая касается всех.
Если есть сомнения, лучше выбрать «Ответить». Не стоит быть раздражающим человеком.
Пересылка писем
Для соблюдения почтового этикета нужно соблюдать несколько правил при пересылке:
Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт сообщает личную или закрытую информацию, нужно пересылать такие письма с больщой осторожностью.
При пересылке долгого почтового треда, хорошим тоном будет резюмировать то, что обсуждается в письмах, чтобы получатель точно знал, чего от него хотят. Нет ничего хуже, чем получить цепочку из 50 писем с примечанием, в котором просто говорится “посмотрите ниже”.
Чтобы пересланное письмо начало новую почтовую цепь (вместо того, чтобы быть частью текущего треда), нужно просто включить собственный комментарий в строку темы.
Строка темы новой ветви дискуссии: Взгляните на это! Fw: примечания со вторника
Время ответа
У всех переполненные ящики входящих сообщений и плотные графики, поэтому не всегда возможно ответить на письмо сразу же. Надлежащее время ответа зависит от человека:
Непосредственные участники команды: Ответ в течение 12 часов. Команда должна работать быстро и эффективно; к тому же, большинство писем касается оперативных вопросов.
Общие коллеги: Для всех остальных сотрудников время ответа составляет 24 часа. Не получается ответить в этот период времени? Нужно сообщить им, что письмо прочитано, и ответ будет готов к времени Х.
Внешние контакты: Если письмо не отмечено как срочное или то, на которое нужно ответить как можно скорее, подходящим временем ответа будет конец той недели, на которой это письмо получено — например, если его получили во вторник, необходимо ответить до пятницы этой недели. Для контактов высокой ценности время ответа составляет 24 часа.
Ответы при отсутствии на работе
Если сотрудник будет недоступен длительное время, автоматизированный ответ «ООО» (Out-of-Office) даст знать, что он не в состоянии ответить на сообщение до даты возвращения в офис.
Хорошие и плохие варианты для ответов ООО:
- Хорошо: Сообщить, сколько времени сотрудник будет недоступен.
- Плохо: Создавать ответ ООО на один день.
- Хорошо: Предложить другого сотрудника, с которым можно связаться по срочным вопросам.
- Плохо: Не сообщить этому коллеге, что его включили в ответ ООО.
- Хорошо: Включить «ООО» в свой заголовок писем, чтобы люди могли легко определить автоматизированный ответ.
- Плохо: Включать больше деталей, чем необходимо: например, где именно сотрудник проводит отпуск.
Если сотрудник берет отпуск на продолжительный период времени, может быть полезно оставить канал для связи в действительно срочных и требующих внимания ситуациях.
Отправка с телефона
Не стоит добавлять “Пишу с телефона” или “Написано на телефоне — пожалуйста, извините за опечатки”. Многие люди используют это в качестве оправдания своей лени, чтобы лишний раз не перечитывать письмо, прежде чем нажать «Отправить».
Как писать email письма грамотно — E-mail этикет
5 (100%) - 2 оценокНедавно я получил эту работу, поэтому, хотя я бы разделил:
Отправка всей исходящей почты в Отправленные папки с postfix и cyrus imap.
Сделайте postfix отправьте копии экземпляров всех исходящих писем на специальную "отправленную" почтовая учетная запись. Используйте сито на этой специальной учетной записи, чтобы перенаправить все электронные письма в папку "Отправленные", связанные с учетной записью.
Создайте учетную запись пользователя электронной почты для отправленных
Самый простой способ сделать это - создать новую учетную запись unix для отправленных, установка оболочки в /bin/false, чтобы никто не мог регистрироваться в:
Host$ sudo useradd sent host$ sudo chsh -s /bin/false sent
Настроить imap для отправленного пользователя
Используя cyradm, мы создаем новый почтовый ящик (т.е. пользователь) и даем этому пользователю добавить доступ ко всем нашим папкам "Отправленные" imap:
Host$ $ cyradm -user cyrus localhost
Password:
Создайте сито script для отправленной учетной записи
Этот script перенаправляет всю входящую электронную почту на отправленную учетную запись, на Отправлена папка в папке "Входящие" отправителей.
Мой script называется sent.sieve и выглядит примерно так:
# Sieve script for sent. If outgoing email is bcc"ed to this account, # this sieve script will redirect it to the sender Sent folder require ["fileinto"]; if address:is:localpart "From" "userx" { fileinto "user.userx.Sent"; } elsif address:is:localpart "From" "usery" { fileinto "user.usery.Sent"; } elsif address:is:localpart "From" "userz" { fileinto "user.userz.Sent"; }
Вам нужно будет ввести запись для каждого из ваших пользователей (userx, usery, userz в примере выше). Я не смог найти лучший способ сделать это. Предложения приветствуются [email protected]
Установите сито script следующим образом:
Host$ sieveshell localhost -user=sent -a=cyrus
Password:
Настроить сопоставление bcc для postfix
В постфиксном каталоге (/etc/postfix на debian) создайте файл с именем bcc_map выглядит следующим образом:
# copy all locally sent mail to the sent account @yourdomain.com [email protected]
Скомпилируйте это в хэш файл постфикса, используя:
Host$ sudo postmap bcc_map
Добавьте следующую конфигурацию в файл конфигурации postfix main.cf:
Sender_bcc_maps = hash:/etc/postfix/bcc_map
И сделайте postfix перезагрузите его конфигурацию:
host $sudo/etc/init.d/postfix reload
Тестирование и отладка
Отправьте письмо и проверьте, что оно скопировано в папку Sent.
В случае возникновения проблем вы должны проверить журналы cyrus и postfix (все регистрируются на /var/log/syslog на моем хосте debian). Опечатки и неправильные разрешения доступа обычно приводят к тому, что некоторые подсказки отправляются на журналы.
Помните, как в старой доброй песни поётся «Письмецо в конверте погоди - не рви… »? Многие в ответ сразу скажут: «Так это ведь, когда было? Сейчас же ведь почта электронная!». Конечно, так и есть. Собственно, «порвать» или совершить какие-либо другие физические действия над виртуальным посланием невозможно. Но это лишь нюансы. E-mail, как и его старший собрат, почтовое отделение, исправно во все точки земного шара разносит адресатам «весточки» - весёлые, грустные, задумчивые, интересные и, конечно же, романтические.
Всё-таки грех такой технологией не пользоваться, согласитесь! Только, конечно, если нет маниакальной одержимости писать адресату письма исключительно шариковой ручкой и непременно мелким подчерком. Хотя таких нынче единицы.
Итак, уважаемый читатель, эта статья поможет вам отправить письмо по электронной почте на популярных в Сети сервисах - Gmail, Yandex и Mail.ru.Также вы узнаете из неё о том, как можно послать анонимное письмо и выполнить отправку документа непосредственно в текстовом редакторе Word.
Как правильно отправить письмо?
Чтобы отправить электронную почту, в независимости, от выбранного сервиса, необходимо выполнить практически одинаковый набор действий. Да, и не забудьте! У вас должен быть зарегистрирован аккаунт на сайте почты. Если такового нет, ознакомьтесь на нашем сайте с руководствами по созданию e-mail. Эта процедура выполняется легко и просто.
Gmail
Отправка
1. На странице профиля, в левом верхнем углу, щёлкните красную кнопку «Написать».
2. В первой строке формы напечатайте адрес почтового ящика получателя. Также вы можете выбрать пользователя из адресной книги (списка сохранённых адресов), кликнув слово «Кому».
3. Во второй строке подпишите письмо: укажите своё имя или инициалы, чтобы получателю сразу стало понятно, от кого пришло онлайн-послание.
Если вы хотите прикрепить к тексту заявление или какой-либо документ, хранящийся на Google.Диске, клацните его иконку в нижней панели, перейдите в хранилище и выберите необходимый файл. А вот если, к примеру, требуется загрузить отсканированный текст в формате PDF c компьютера, тогда клацните «скрепку».
Также вы можете отредактировать текст послания, придать ему красивый вид (Важный момент! Особенно, если вы рассылаете коммерческое предложение со ссылкой или архивом!). Для выполнения этой процедуры нажмите кнопку «A» (самая первая в панели, слева). А затем в дополнительном блоке выберите необходимую функцию - «выделение жирным, курсивом», «настройка шрифта», «создание списка» и т.д.
Написать ответ
Когда письмо, архив, заявление либо какой-другой документ получены и нужно срочно отослать ответ адресату, кликните один раз левой кнопкой под текстом послания в поле «Нажмите здесь… » и заполните форму вышеописанным способом.
Рассылать электронные «весточки» на Gmail можно и с Checker Plus for Gmail - аддона, предназначенного для мониторинга входящей корреспонденции. Делается это так:
1. Кликните иконку чекера в браузере.
2. В открывшейся панели нажмите кнопку «карандаш».
3. Заполните поля открывшейся формы для отправки.
Yandex
Отправка
1. В профиле Яндекс.Почта, в ряду кнопок над списком сообщений, нажмите «Написать».
2. В строчке «Кому» напечатайте e-mail получателя, в «Тема» можно создать заголовок письма.
3. Наберите текст и при необходимости отредактируйте его при помощи функциональной панели над полем (шрифт, цвет, выравнивание, смайлики).
Совет! Если допустили ошибку при наборе, клацните кнопку «стрелочка влево», чтобы отменить операцию.
4. Чтобы отправить с письмом архив, видео или аудиофайл, хранящийся на ПК, нажмите кнопку «Прикрепить» и закачайте необходимый контент. Для загрузки данных с хранилища Яндекс.Диск нажмите рядом с этой же кнопкой иконку «Летающая тарелка».
5. Когда всё будет готово, кликните «Отправить» (можно нажать любую из кнопок - вверху и внизу формы).
Написать ответ
Клацните поле под полученным сообщением, и на дисплее сразу же откроется форма с указанным адресатом (автором письма).
В браузерном расширении Яндекс для чтения писем есть совершенно такая же кнопка «Написать», как и в профиле на сайте. Нажмите её и введите все необходимые данные: адрес получателя, сообщение и, если нужно, загрузите файлы. А если у вас возникнет вопрос «Почему не отправляется послание?», проверьте форму на правильность заполнения, возможно, вы некорректно указали e-mail, а также просмотрите настройки интернет-соединения.
Mail.ru
Отправка
1. Перейдите в раздел «Почта».
2. Клацните «Написать письмо» (кнопка, расположена над разделами корреспонденции).
3. Заполните поля «Кому» (e-mail адресата) и «Тема» (заголовок письма).
4. Напечатайте письмо, отредактируйте его посредством функциональной панели, находящейся над полем.
Чтобы отправить файл (например, сканированный отчёт), нажмите опцию «Прикрепить» для загрузки данных с ПК или иконку «Облако», для предоставления ссылки на документы, находящиеся в удалённом хранилище Mail.ru.
5. Нажмите «Отправить».
Написать ответ
Чтобы оперативно отослать ответ на полученное сообщение, над его текстом нажмите кнопку «Ответить». Затем заполните форму в вышеописанном порядке.
Клацните иконку аддона Mail.ru. В списке нажмите письмо, на которое необходимо дать ответ. В открывшейся вкладке воспользуйтесь опцией «Отправить».
Как отослать текстовый документ в редакторе Word?
Эту операцию можно выполнить лишь только в том случае, если на вашем компьютере установлен почтовый клиент (например, Thunderbird, eM Client, Windows Live Mail и т.д.).
Способ №1: быстрая отправка
- Щёлкните по документу Word правой кнопкой.
- В контекстном меню выберите: Отправить → Адресат.
- В клиенте укажите адресата и активируйте отправку текстового файла.
Способ №2: выбор формата
1. Откройте подготовленный документ в Word.
3. Выберите формат:
- «Отправить как вложенные» - полноценная копия документа в виде вложения;
- «… как PDF» - текстовый документ отсылается в формате PDF;
- «… как XPS» - вложение в формате XPS с сохранением настроек форматирования.
Как анонимно послать сообщение адресату?
Если вы хотите скрыть свой e-mail, воспользуйтесь специальным онлайн-сервисом. В Сети можно встретить огромное количество сайтов предоставляющих эту услугу, но мы рассмотрим в рамках это статьи наиболее популярные.
(send-email.org)
Каждое сообщение отправляет с другого e-mail (автоматически генерирует адреса). Но всё-таки предоставляет возможность пользователю указать свои «координаты».
(http://www.theanonymousemail.com)
Чтобы на этом сервисе сделать анонимную рассылку необходимо зарегистрироваться и указать свой настоящий e-mail (в сообщении он отображаться не будет).
(https://www.guerrillamail.com/)
Сайт предоставляет пользователю временный e-mail сроком на 1 час. В нём можно отправлять и читать сообщения. В любой момент почтовый ящик можно удалить.
Удобного и безопасного вам пребывания онлайн! О том, .
По разным данным от 50 до 95% всех электронных писем в мире - спам от кибермошенников. Цели рассылки таких писем просты: заразить компьютер получателя вирусом, украсть пароли пользователя, заставить человека перевести деньги «на благотворительность», ввести данные своей банковской карты или прислать сканы документов.
Часто спам напрягает с первого взгляда: кривая верстка, автоматически переведенный текст, формы для ввода пароля прямо в теме письма. Но бывают вредоносные письма, которые прилично выглядят, тонко играют на эмоциях человека и не вызывают сомнений в их правдивости.
В статья будет рассказано о 4 типах мошеннических писем, на которые чаще всего ведутся россияне.
1. Письма от «государственных организаций»
Мошенники могут прикидываться налоговой, Пенсионным фондом, Роспотребнадзором, санэпидемстанцией и другими госорганизациями. Для убедительности в письмо вставляют водяные знаки, сканы печатей и государственную символику. Чаще всего задача преступников - напугать человека и убедить его открыть файл с вирусом во вложении.
Обычно это шифровальщик или блокатор винды, который выводит компьютер из строя и требует прислать платное SMS для возобновления работы. Вредоносный файл может маскироваться под судебное постановление или повестку о вызове к начальнику организации.
Страх и любопытство отключают сознание пользователя. На форумах бухгалтеров описаны случаи, когда сотрудницы организаций приносили файлы с вирусами на свои домашние компьютеры, так как не могли открыть их в офисе из=за антивируса.
Иногда мошенники просят отправить в ответ на письмо документы, чтобы собрать сведения о фирме, которые пригодятся для других схем обмана. В прошлом году одна группа мошенников смогла обмануть множество людей, использовав прием отвлечения внимания «просьба отправить бумаги по факсу».
Когда бухгалтер или менеджер читал это, он сразу проклинал налоговую «Вот мамонты там сидят, е-мое!» и переключал свои мысли с самого письма на решение технических проблем с отправкой.
2. Письма от «банков»
Блокаторы винды и шифровальщики могут прятаться в фальшивых письмах не только от госорганизаций, но и от банков. Сообщения «На Ваше имя взяли кредит, ознакомьтесь с судебным иском» действительно могут напугать и вызвать огромное желание открыть файл.
Также человека могут убедить войти в фальшивый личный кабинет, предлагая посмотреть начисленные бонусы или получить приз, который он выиграл в «Лотерее Сбербанка».
Реже мошенники отправляют счета для оплаты сервисных сборов и дополнительных процентов по кредиту, на 50-200 рублей, которые проще заплатить, чем разбираться.
3. Письма от «коллег»/«партнеров»
Некоторые люди получают десятки деловых писем с документами в течении рабочего дня. С такой нагрузкой можно легко повестись на метку «Re:» в теме письма и забыть про то, что с этим человеком вы пока не переписывались.
Особенно, если в поле отравитель указано «Александр Иванов», «Екатерина Смирнова» или любое простое русское имя, которые абсолютно не задерживаются в памяти человека, постоянного работающего с людьми.
Если целью мошенников является не сбор SMS-платежей за разблокировку винды, а принесение вреда конкретной компании, то письма с вирусами и фишинговыми ссылками могут рассылать от имени реальных работников. Список сотрудиков можно собрать в соцсетях или посмотреть на сайте компании.
Если человек видит в ящике письмо от человека из соседнего отдела, то он к нему особо не присматривается, может даже проигноривать предупреждения антивируса и открыть файл несмотря ни на что.
4. Письма от «Google/Яндекс/Mail»
Google иногда присылает письма владельцам ящиков Gmail о том, что кто-то пытался зайти в ваш аккаунт или о том, что закончилось место на Google Drive. Мошенники успешно копируют их и заставляют пользователей вводить пароли на подставных сайтах.
Фальшивые письма от «администрации сервиса» также получают пользователи Яндекс.Почты, Mail.ru и прочих почтовых служб. Стандартные легенды такие: «ваш адрес добавлен в черный список», «срок действия пароля истек», «все письма с вашего адреса будут добавляться в папку спам», «посмотрите список недоставленных писем». Как и в трех предыдущих пунктах, основными оружиями преступников являются страх и любопытство пользователей.
Как себя защитить?
Установите антивирус на все свои устройства, чтобы он автоматически блокировал вредоносные файлы. Если вы по каким-то причинам не хотите им пользоваться, то проверяйте все хоть немного подозрительные почтовые вложения на virustotal.com
Никогда не вводите пароли вручную. Используйте менеджеры паролей на всех устройствах. Они никогда не предложат вам вариант паролей для ввода на подставных сайтах. Если по каким-то причинам вы не хотите их использовать, то вручную набирайте URL страницы, на которой собираетесь вводить пароль. Это касается всех операционных систем.
Везде, где это возможно подключите подтверждение пароля по SMS или двуфакторную идентификацию. И конечно, стоит помнить о том, что незнакомым людям нельзя посылать сканы документов, паспортные данные и переводить деньги.
Возможно многие из читателей при взгляде на скрины писем подумали: «Я что дурак файлы из таких писем открывать? За километр видно, что это подстава. Я не буду парится с менеджером паролей и двуфакторной идентификацией. Я просто буду внимательным».
Да, большую часть мошеннических писем можно разоблачить на глаз. Но это не касается случаев, когда атака направлена конкретно на вас.
Самый опасный спам - персональный
Если ревнивая жена захочет почитать почту мужа, то Google предложит ей десятки сайтов, которые предлагают услугу «Взлом почты и профилей в соцсетях без предоплаты».
Схема их работы проста: они отправляют человеку качественные фишинговые письма, которые тщательно составлены, аккуратно сверстаны и учитывают личные особенности человека. Такие мошенники искренне стараются зацепить конкретную жертву. Выясняют у заказчика ее круг общения, вкусы, слабые места. На разработку атаки на конкретного человека может уйти час или более, но усилия окупаются.
Если жертва попадается, то отправляют заказчику скрин ящика и просят оплатить (средняя цена около $100) свои услуги. После поступления денег высылают пароль от ящика или архив со всеми письмами.
Часто бывает, что когда человеку приходит письмо со ссылкой на файл «Видео компромат на Таню Котову» (скрытый кейлоггер) от своего брата, то наполняется любопытством. Если письмо снабдить текстом с подробностями, которые известны ограниченному кругу лиц, то человек сразу отрицает возможность того, что брата могли взломать или им притворяется кто-то еще. Жертва расслабляется и отключает антивирус к чертовой матери, чтобы открыть файл.
К подобным услугам могут обращаться не только ревнивые жены, но и недобросовестные конкуренты. В таких случаях ценник выше и методы тоньше.
Не стоит надеяться на свою внимательность и здравый смысл. Пусть на всякий случай вас страхуют безэмоциональные антивирус и менеджер паролей.
P.S. Зачем спамеры пишут такие «тупые» письма?
Тщательно подготовленные мошеннические письма - относительная редкость. Если зайти в папку спам, то можно повеселиться от души. Каких только персонажей не придумывают мошенники для вымогательства денег: директор ФБР, героиня сериала «Игра Престолов», ясновидящий, которого к вам направили высшие силы и он хочет поведать тайну вашего будущего за $15 долларов, киллер, которому вас заказали, но он душевно предлагает откупиться.
Обилие восклицательных знаков, кнопки в теле письма, странный адрес отправителя, безымянное приветствие, автоматический перевод, грубейшие ошибки в тексте, явный перебор креативности - письма в папке спам просто «кричат» о своем темном происхождении.
Почему мошенники, которые рассылают свои послания миллионам адресатов, не хотят потратить пару часов на составление аккуратного письма и жалеют 20 баксов на переводчика, чтобы увеличить отклик аудитории?
В исследовании Microsoft Why do Nigerian Scammers Say They are from Nigeria? глубоко анализируется вопрос «Почему мошенники продолжают посылать письма от имени миллиардеров из Нигерии, когда про «нигерийские письма» широкой общественности известно уже лет 20». По статистике, более 99.99% получателей игнорирует такой спам.
Но один из 10 тысяч ведется и этот человек идеальная жертва, которая напрочь оторвана от реальности и не умеет пользоваться поисковыми системами. В группе риска психически больные, и люди, которые страдают наркоманией и алкоголизмом в тяжелой форме.
Спамеру, который промышляет вымогательством, категорически не нужно, чтобы на его письма отвечали относительно нормальные люди. Они все не переведут деньги, а будут просто отвлекать вопросами. Ему нужны контакты эталонных чудаков, которые с радостью отправят Дейнерис $500, ведь белочка в их голове одобряет это.
Из этих бесценных экземпляров отбираются самые платежеспособные и подвергаются тщательной персональной психологической обработке. Например, 50-летняя женщина из Камчатского края недавно перевела 4,5 миллиона рублей американскому военному, который нашел ее в Одноклассниках, влюбился, обещал жениться, но после трех месяцев
Все изложенные ниже элементарные правила касаются преимущественно деловой переписки с вашими партнерами, коллегами, заказчиками и исполнителями. Применение их в личной переписке - частное дело каждого. Тем не менее, соблюдение этих правил в личной переписке создаст о вас только хорошее впечатление.
Этика деловой переписки по электронной почте
Если вы вдруг не желаете читать дальше, ограничьтесь хотя бы следующими базовыми правилами:
- При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. Настоятельно рекомендую в настройках интерфейса спрятать кнопку «Reply» («Ответить»). Удалить нежелательных получателей в случае необходимости можно «руками».
- Не оставляйте поле «Subject» («Тема») пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они используют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.
- Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Ответить всем» («Reply All») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пересылке в настройках почтового клиента.
- При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце, внизу.
ПРОДОЛЖИМ?
Получение писем
- Полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит, его кто-то и зачем-то отправил (разумеется, спам здесь не рассматривается). Если у человека есть письма, помеченные как не прочтенные, и они старее одного дня - он не умеет работать с почтой. Тем не менее, это простительно, если:
- человек умер или неожиданно заболел;
- работать с почтой не входит в его служебные обязанности (тогда ему незачем служебный e-mail).
- Если вы не менеджер, проверяйте почту хотя бы 2 раза в день: с утра и после обеда. Отсутствие от вас ответа на производственный вопрос может застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов.
- Если вы менеджер, ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минут (предпочтительнее 1–3 минуты).
- Вам пришло письмо. Если вы очень заняты, немедленно оцените, от кого оно, тему и пробегите его глазами - это поможет быстро принять решение, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.
- Если можете, то ответьте сразу же. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.
- Если понимаете, что не сможете ответить в течение суток, лучше сразу написать «отвечу в течение пары дней» или хотя бы «отвечу немного позже».
Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»
- Следует помнить, что существуют поля «To» («Кому»), «CC» («Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От них зависят ваши дальнейшие действия (и действия партнеров по переписке) при получении письма:
- «To» («Кому») - письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы получателю непосредственно. Если вы отправляете вопрос, вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель, то ответить должны именно вы.
- «СС» («Копия») - получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
- «BCC» («Скрытая копия») - поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
- При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них.
- НЕ удаляйте из копий письма людей, добавленных туда вашим корреспондентом. Если же вы хотите ответить что-то личное, чтобы остальные корреспонденты не получили ваш ответ, тогда удалите всех из копий, кроме того, кто написал письмо (да-да, кнопкой «Reply» не пользуемся никогда).
- Если в полученном в письме в поле «To» («Кому») более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Считайте, что ответить должны ОБА - если письмо адресовано вам и кому-то еще, ответьте и вы (даже если это будет ответ типа «Этот вопрос точно не ко мне, пусть ответит такой-то»).
- В свою очередь, крайне настоятельно НЕ рекомендуется включать в поле «To» («Кому») более одного адресата. На письмо, отправленное двоим, вы не получите ответа ни от одного, так как каждый будет думать, что ответит другой. Не все ведь читали эту статью.
- Форвард частной переписки в список рассылки без согласия участников переписки - это неэтично!
Поле «Тема»
- Не оставляйте его пустым.
- Тема письма должна быть краткая, но отражающая основное содержание, тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в вас новичка, у которого отсутствуют элементарные навыки владения деловой перепиской.
- Когда вы отвечаете на одно из нескольких писем с разными темами, отвечайте на правильные. Отвечайте на письмо с темой «Встреча во вторник, 18.04» про встречу и на письмо «Материалы для полиграфии» про материалы для печати. Это связано с цитированием предыдущей переписки (см. ниже раздел «Написание писем»).
- Если нужно периодически посылать e-mail типа недельных отчетов, старайтесь сохранять заголовок постоянным, или хотя бы его часть должна постоянной, чтобы получатель мог настроить автоматические правила (rules) по сортировке такой почты.
Важность письма
- Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь - используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
- Не используйте напрасно «высокую» важность - «крикливые» люди раздражают, будьте скромнее.
- Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».
Написание писем (ответов)
- Начните с приветствия, это вежливо. «Привет, gria!» говорит о том, что вам лень написать имя человека. Даже просто «Андрей!» или «Добрый день!» вполне вежливо и достаточно.
- Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него будет неуважением к респонденту и демонстрацией собственной низкой культуры. Формальный ответ на неформальное обращение - либо призыв к соблюдению регламента, либо этого просто требуют корпоративные правила.
- Старайтесь отвечать всегда на последнее письмо в цепочке переписки, а не на какое-то промежуточное.
- Ne ispolzuyte translit кроме случаев отправления писем из условий, в которых сложно набирать текст по-другому (например, с мобильного или с компьютера без русской раскладки клавиатуры).
- Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, то прилагайте текст ответа аттачем.
- Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным:
- Точность - указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи, имя файла, ссылка на документ в сети и т.д.).
- Лаконичность - некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш корреспондент.
- Конкретность - из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя, какие действия от него хотят.
- Деловая переписка это не место для упражнений в эпистолярном жанре и не место для выражения эмоций. Для этого существуют форумы, чаты и другие средства электронного межличностного общения. Лаконичный деловой текст - это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
- Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте абзацами с нумерацией или без таковой. Сплошной «поток мысли» сложно читать, при этом легко пропустить основной вопрос письма. Более того, плохо структурированное письмо некоторые склонны сразу отправлять в мусорную корзину (хотя это экстремизм, наверное).
- Имейте в виду, что ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» - это более определенные и точные ответы.
- Если письмо сформулировано так, что на него можно ответить просто «ок», то ответ, скорее всего, будет получен гораздо быстрее. Например, если есть несколько вариантов что делать, предложите какой-нибудь вариант по умолчанию.
- Текст не должен содержать ошибок. Очепятки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро, и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной (как и умозрительные дальнейшие выводы о вашем общем уровне образования и культуры).
- Старайтесь не использовать html-форматирование письма. К сожалению, этот формат написания писем стоит по умолчанию в Outlook, но при его использовании, особенно при цитировании (ответах и пересылке), возникает масса вопросов.
- Если вы получили письмо в html-формате НЕ меняйте его на plain-text, это ломает восприятие информации отправителем при получении вашего ответа. Чем важнее вам ваш корреспондент, тем важнее сохранить его адекватное восприятие. Справиться с выделением своих ответов в html-цитировании можно цветом, а можно и кнопочкой «Уменьшить отступ» на панели форматирования html (хотя там есть капризные нюансы).
- Цитируйте текст оригинального письма. Как вы думаете, что бы это значило? Я тоже не знаю: To: AIST - творческая птица Subject: Re: Re: Re: Вопрос Ok! Вася
- Никогда не правьте в цитировании текст другого человека! Это своего рода подделка писем.
- При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце.
- Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками СВЕРХУ И СНИЗУ и используйте Большие Буквы в начале предложений. Попробуйте найти ответы тут: > предлагаем заменить логотип на прилагающийся, > так как этот сильно пестрый на фоне не нашли логотипа в аттаче > надпись поправьте – вместо «рыба» надо писать «раба»! > иначе нас неверно поймут надпись поправили, извините > и последнее…
